Bono de crédito en OfiTour

Introducción

Debido a las medidas adoptadas para hacer frente al impacto del COVID19, en el supuesto de que se trate de un viaje combinado que haya sido cancelado debido al COVID19, la agencia podrá entregar al consumidor o usuario un bono (Bono de crédito en OfiTour) para ser utilizado dentro de un año desde la finalización de la vigencia del estado de alarma y sus prórrogas, por una cuantía igual al reembolso que se hubiera realizado. En caso de trascurrir el periodo de validez del bono sin que este hubiera sido utilizado, el consumidor podrá solicitar el reembolso completo de cualquier pago realizado.

La mayorista tendría que efectuar el reembolso a los consumidores en el caso que estos solicitaran el mismo, siempre que los proveedores de los servicios incluidos en el contrato combinado hubieran devuelto el total del importe correspondiente a sus servicios (pudiendo ser este importe parcial según las devoluciones efectuadas por los proveedores).

Operativa en Ofitour

Cualquier bono de crédito en OfiTour está vinculado a un expediente, de ahí que para crear un bono de crédito hay que hacerlo desde el propio expediente, para ello hay que acceder a los datos administrativos del expediente   , y dentro nos encontraremos con el icono de acceso rápido de la gestión de bonos de crédito

O desde el menú Acciones --> Bonos de Crédito

Una vez dentro podemos ver la imagen desde la cual podremos:

• Crear. 
• Modificar. 
• Borrar. 
• Imprimir. 
• Adjuntar documentos a los bonos de crédito asociados al expediente. 

En el momento que se vayan añadiendo bonos al expediente estos se irán incorporando en distintas líneas, como se puede observar en la captura de pantalla superior, mostrándose por cada uno de ellos en distintas columnas, la siguiente información:

• Título.
• Descripción.
• Código de cliente.
• Nombre del cliente.
• Importe.
• Estado --> Habiendo 2 posibles estados: “N – No emitido”. “E – Emitido”.
• Adjuntos --> Se mostrará el icono sólo en el caos en el que al bono se le hayan adjuntado documentos.

Una vez pulsamos sobre el botón “Añadir”, se abre una ficha en blanco donde se puede dar de alta un bono de crédito, pudiendo en cada expediente dar de alta distintos bonos de crédito.

Como se puede ver en la captura de pantalla superior, a este bono se le asocia tanto la delegación como el número de expediente. Y también por defecto se le asocia el cliente cabecera del expediente desde el cual se está dando de alta, aunque desde el botón “Cambiar Cliente”  , podremos modificar ese cliente por cualquier otro que esté ya dado de alta en el fichero maestro de clientes. Es importante mencionar que en caso de que al bono se le asocie al cliente que en nuestro sistema tenemos configurado como clientes varios, entonces podremos editar todos los campos del cliente (Nombre, CIF, Dirección, Cód. Postal, Localidad, Provincia y País).

En el campo “Título viaje” hay que indicar precisamente el título del viaje (Ejemplo: Ruta de los pueblos blancos).

En el campo “Importe del bono” hay que indicar el importe total de este bono de crédito.

En el campo “Formato” podemos seleccionar 2 opciones:

• N – Minorista (organizadora para un particular) --> Esta opción se escogerá cuando la agencia minorista organiza el viaje para un cliente final.
• M – Mayorista (organizadora para una minorista) --> Esta opción se escogerá cuando la agencia ejerza de mayorista para una minorista.

En los campo “Fechas del Viaje” hay que indicar la fecha de inicio y regreso del mismo.

Posteriormente nos encontramos con unos cuadros de texto que están divididos en 2 pestañas:

Bonos --> Ahí habrá que indicar los servicios específicos que incluye el bono, si no son todos, y las fechas o condiciones de uso de estos servicios, si están condicionados por el propio proveedor.
Hay que tener en cuenta que por defecto este cuadro de texto vendrá rellenado con el siguiente texto “Los del Viaje Combinado correspondientes al localizador del presente bono”. Aunque ese texto predeterminado puede modificarse por el que se crea conveniente.
Pasajeros --> Donde hay que indicar las unidades de pasajeros, indicando de qué tipo son cada uno (adultos, niños, senior, …).
También hay que indicar el desglose de pasajeros. El sistema indica por defecto todos los pasajeros del expediente en cuestión, aunque se puede modificar esa información.

Existe un campo “Descripción Interna”, que es un campo de texto, en el que se puede añadir el texto que se crea conveniente, teniendo en cuenta que este nunca saldrá a la hora de imprimir el bono.

En el campo “Referencias / Bonos Proveedores”, se pueden añadir todos los bonos de crédito que los distintos proveedores que conforman el bono nos han emitido, aunque hay que tener en cuenta que esta información es meramente informativa. Para ello tenemos varias opciones:

• Añadir un bono de proveedor  --> Al pulsar sobre este icono se abre una ficha donde se puede añadir el bono de uno de los proveedores. Donde hay que indicar de qué proveedor se trata (posibilidad de buscarlo en el fichero maestro de proveedores). Se puede indicar una referencia de bono, un importe y una descripción, haciendo mención que para la descripción se puede hacer uso de la funcionalidad de textos libres de OfiTour (Ver siguiente captura de pantalla).

• Eliminar un bono de proveedor  --> En el caso de querer eliminar uno de los bonos de los proveedores que ya se hubieran dado de alta, únicamente habrá que posicionarse sobre la línea de ese bono y pulsar sobre este icono.
• Editar un bono del proveedor  --> En el caso de querer editar uno de los bonos de los proveedores que ya se hubieran dado de alta, únicamente habrá que posicionarse sobre la línea de ese bono y pulsar sobre este icono.
• Adjuntar documentos a un bono de proveedor  --> Para poder adjuntar documentos a un bono de proveedor bastaría pulsar sobre este icono. La funcionalidad es la misma que se usa al adjuntar documentos a clientes, proveedores o expedientes.

Por último, nos encontramos con el campo “Descripción Proveedor”, que lo que viene a mostrar es la descripción del bono de proveedor seleccionado, que aunque esta información también aparece en las rejillas de los bonos de los proveedores, si esta es amplia se vería en su totalidad.

Configuración información adicional a mostrarse en la impresión del bono

Dentro de cada delegación de Ofitour (menú Ficheros-->Delegaciones) se ha incorporado una nueva pestaña “Datos Bonos Crédito”, en la cual se podrá indicar:

• Texto Adicional condiciones --> Es un texto fijo que se puede incorporar y que siempre aparecerá a la hora de imprimir los bonos de crédito
• Compañía aseguradora --> Aquí se tendrá que indicar el nombre de la compañía aseguradora que ejerce el respaldo financiero para garantizar la ejecución del bono
• Datos contacto aseguradora --> Hay que indicar los datos de contacto de la aseguradora (dirección completa, correo electrónico y número de teléfono).
• Imagen de firma --> Se puede añadir una imagen de firma (formato BMP) para si queramos que el expediente aparezca firmado, se haga con esta firma.

Impresión del bono de crédito

Para imprimir el bono de crédito, hay que pulsar sobre el icono remarcado en la siguiente imagen, permitiéndonos el sistema realizar la impresión del mismo usando o no la firma que previamente se hubiera guardado en la sucursal

Una vez se haya seleccionado la opción de impresión, con o sin firma, el sistema permitirá imprimirlo por pantalla, impresora o pdf-email

En la siguiente página se puede ver un ejemplo de impresión de uno de estos bonos de crédito.

Control de Bonos de crédito

Se he creado una opción para listar los bonos de crédito, pudiendo filtrar, tanto por fechas de servicio cancelados, como por emisión de los bonos, así como por el vendedor del expediente. Dicha opción está en el menú Administración en la opción de Control de bonos de crédito.

Desde esta opcion podremos acceder al bono indicado, así como imprimirlo y consultar sus ficheros adjuntos.