Descarga de reservas de OfiTour en OfiViaje

Introducción

En esta FAQ se indica cómo descargar reservas de OfiTour en OfiViaje. Esta operativa está pensada para el caso de un cliente Mayorista (OfiTour) y Minorista (OfiViaje) (tipo Del uno al otro confín y Multidestinos).

Para qué sirve esta funcionalidad

El objetivo es que la agencia minorista reciba en OfiViaje, de forma automática, la reserva que inicialmente se registra en la agencia mayorista (reserva hecha por la web por un cliente final o reserva mecanizada de forma manual por un agente de reservas).

Además, no sólo se descarga la reserva en OfiViaje, sino que el sistema también es consecuente con los pagos o entregas a cuenta registrados en el expediente de OfiTour. Estos pagos se reflejarán en el expediente de OfiViaje en forma de UATP.

Configuración

Por parte de Ofimática

• En OfiViaje, el sistema de vinculaciones debe estar activo.
• En el servidor web del cliente, hay que instalar un sitio web del tipo "IntegracionesOfi", en el que el fichero Web.config debe tener las cadenas de conexión de la BBDD de OfiTour desde la que se efectuarán las descargas de expedientes.
• En la base de datos correspondiente de OfiTour, en la tabla "ConfiguracionMDD.CodCliente" hay que indicar el código del cliente de los expedientes de OfiTour (el código contable de la minorista).
• En la empresa correspondiente de OfiViaje, en la tabla Web_Sistemas con id 68 hay que actualizar el campo "UrlWebCaptura" con la ruta encargada de efectuar la descarga. Por ejemplo: http://srvdebug:5002/IntegracionesOfi.asmx.

Por parte del Cliente

Toda la configuración necesaria se realiza desde el programa OfiViaje. En primer lugar, el usuario deberá acceder al menú "Diarios -> Acceso a Sistema de Reservas" y localizar su sistema de reservas correspondiente de OfiTourWeb y definir las claves de acceso. Estas serán las claves de acceso con las que OfiViaje se comunicará con OfiTour para la descarga de reservas, por lo que aquí se deberá indicar usuario y clave de un vendedor de OfiTour.

A continuación, el usuario  deberá entrar en el menú "Especiales -> Configuración Captura OfiTour":

Los campos aquí a configurar son los siguientes:

• Delegación: Delegación en la que se crearán los expedientes en OfiViaje. También será la delegación en la que se crearán los clientes al efectuar la descarga (siempre y cuando no existan en OfiViaje).
• Vendedor: Será el vendedor que por defecto se asignará a los expedientes descargados.
• Proveedor: Proveedor que tendrán todos los servicios del expediente capturado.
• Delegación OfiTour: Es la delegación de los expedientes de OfiTour que se descargarán en OfiViaje. Cualquier expediente de OfiTour de la delegación aquí indicada será susceptible de ser descargado en OfiViaje.
• Intervalo de tiempo entre capturas: Dado que la descarga de reservas en OfiViaje es automática, será el tiempo (en minutos) que transcurrirá entre cada descarga de reservas.
• Desde Fecha Creación: Únicamente se descargarán de OfiTour los expedientes dados de alta a partir de la fecha aquí indicada.
• Enlace Formas de Pago con OfiTour: Ya que en la descarga de reservas también involucra los pagos realizados previamente en OfiTour, el sistema necesita de una correspondencia entre los códigos de formas de cobro de OfiTour con los correspondientes de OfiViaje.

¿Cómo funciona la descarga de reservas?

Esta funcionalidad afecta tanto a la agencia mayorista como a la minorista. Inicialmente el expediente se da de alta en OfiTour, bien por una reserva que entra directamente por la web de la agencia minorista o bien por una reserva que los vendedores de OfiTour dan de alta de forma manual.

Para entender todo el proceso, a continuación se presenta un ejemplo práctico:

Ejemplo práctico

A partir de este expediente de OfiTour:

que contiene las siguientes entregas a cuenta:

Dado que el expediente está confirmado y que tiene toda la documentación emitida hacia clientes y proveedores, la próxima vez que el sistema compruebe reservas pendientes de descargar, ésta reserva será descargada en OfiViaje de la siguiente forma:

con las siguientes entregas a cuenta (las mismas entregas a cuenta realizadas por OfiTour, pero como UATP):

Una vez descargada la reserva el sistema actualizará en el expediente de OfiTour el importe Bruto y el Neto por el Coste, quedando por tanto la rentabilidad de estos expedientes a 0 €. Esto se hará con una línea de compensación en el servicio llamada "Anulación por integración".

¿Cómo se resuelve todo en mi contabilidad?

En lo referente a apuntes contables y, siguiendo con el ejemplo anterior, todo queda de la siguiente forma:

En OfiTour

En OfiViaje

Cabe destacar que el cliente de la Mayorista (430.cve) tiene un saldo a favor equivalente al saldo en contra que tiene el proveedor de la minorista (400.duaoc) y que se corresponde a la diferencia existente entre la venta y el coste original del expediente de OfiTour. Será responsabilidad de administración compensar esta diferencia a partir de una liquidación manual.

A tener en cuenta

• Se entiende que en OfiTour se cobra el 100% de la reserva antes de su descarga en OfiViaje.
• En OfiViaje se descargarán aquellas reservas que en OfiTour tengan confirmados todos sus costes y servicios y toda la documentación haya sido emitida (clientes y proveedores). Si la reserva es de Prepago, también será necesario generar la factura proforma.
• En el caso de servicios de hoteles, no se descargan en OfiViaje unidades de las habitaciones involucradas en la reserva.
• Todos los servicios de los expedientes generados en OfiViaje serán del tipo de servicio "Circuitos"
• La facturación de la reserva en OfiTour no será posible hasta que ésta no se haya descargado en OfiViaje. Una vez descargada, será responsabilidad de la agencia realizar la correspondiente factura en OfiTour y la recepción de factura de proveedor en OfiViaje.