Repostajes de GASOIL / UREA

El sistema OfiBus nos permite llevar una gestión completa de nuestros repostajes de gasoil y urea, llevando un control de nuestro gasto y consumo.
Para poner en marcha esta gestión necesitamos realizar los siguientes pasos:

1. Surtidores: 

Acceder al menú ficheros >> surtidores para crear todos los surtidores (gasoil y urea) que tenga la empresa.

En ambos casos hay que indicar el número de surtidor (se utiliza el mismo código para los 2 ficheros, si creamos el código 1 para gasoil no podemos indicar el mismo número para urea, debemos indicar el 2), fecha del último rellenado (si es la primera vez la fecha en la cual se llenó el surtidor), precio por litro y los litros que tenga actualmente el depósito.

Cada vez que se produzca un repostaje de gasoil o urea en este surtidor, se incrementara el contador según el número de litros repostados y se decrementará los litros del depósito en la misma medida. Cuando se recepcione la factura de repostaje propio, se incrementarán los litros del depósito en la cantidad indicada en la recepción de la factura, el campo “Litros Límite Aviso” nos sirve si al repostar los litros están por debajo del indicado, el sistema lanzara un aviso.

En la parte inferior se puede marcar la casilla para mostrar listados para subvención de gasoil profesional.

2. Cuenta de gastos: 

Nos permite definir las cuentas de los diferentes gastos que vamos a contabilizar en el sistema, en este caso para Gasoil y Urea.

Accedemos al menú Ficheros >> Cuentas de Gastos y pasamos a crear una cuenta para cada gasto (1. Gasto de Gasoil, 2. Gasto de UREA), en el campo familia de gastos debemos indicar en cada uno una que tenga como tipo de gasto carburante.

El apartado de punteable es opcional y se activa si el gasto lo vamos a contabilizar cuando el proveedor nos envié la factura. Lo mismo pasa con la opción liquidable, la marcaremos si usamos la liquidación de conductores para liquidar los gastos de cada parte.

3. Repostajes y consumos: 

La gestión de repostajes de gasoil y urea son muy similares, vamos a explicar el funcionamiento del apartado de gasoil siendo los mismos pasos que para la gestión de urea.

Accedemos a Trafico >> Repostajes y consumos, seleccionamos el tipo de repostaje y pulsamos en "Entrada del gasto..."

Vamos a distinguir (como se ve en la imagen superior) dos secciones principales. La 1ª, a la izquierda, tendremos la posibilidad de hacer 4 acciones:

1. Repostajes: Seleccionando autocar y mes(*) y año y a continuación haciendo clic en Repostajes, veremos sus repostajes
2. Facturas: Estableciendo año y mes(*) de las facturas podremos ver las facturas (tanto por rellenado de depósito como las enviadas por las Gasolineras)
3. Listados: Opción de previsualizacion e impresión de los repostajes.
4. Salida: Salimos de la gestión.

(*) Podremos dejar en blanco el mes, de manera que nos saldrá todos los repostajes / facturas del año.

La segunda sección, a la derecha, es aquella que contiene todos los datos en sí, ya sea de facturas o de repostajes. Tendremos 3 pestañas:

1. Repostajes Internos o repostajes desde nuestro(s) deposito(s)
2. Repostajes Externos o repostajes en gasolineras.
3. Facturas, tanto por rellenado de nuestro(s) depósito(s) como por los servicios usados por nuestros conductores (como ejemplo: peajes, parkings, ...)

NOTA: Como se ve en la Ilustración, nunca se activarán a la vez las facturas y los repostajes, es decir, si pulsamos el botón de Repostajes se activarán las pestañas de Repostajes (Interno y Externo), mientras que si pulsamos el botón de Facturas se activará únicamente la pestaña de Facturas.

Repostajes Externos

Como se puede apreciar en la imagen superior, vemos que la pestaña Repostajes Externos está activa luego vamos a ver las subsecciones que tienen los Repostajes Externos (Ver imagen inferior):

Tenemos las siguientes subsecciones:
Zona A: Barra de Herramientas. Mediante ésta barra podremos realizar las acciones posibles sobre los repostajes externos.
Zona B: Rejilla de Datos. En ésta zona es donde aparecerán los datos de los repostajes del Autocar, Año / Mes seleccionado.
Zona C: Datos complementarios. Datos complementarios al repostaje que estamos visualizando en ése momento.

NOTA: Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre la rejilla de datos nos aparecerá a modo de menú las mismas acciones que hay en la barra de herramientas pero ya aplicadas al repostaje que estamos situado justo encima.

¿Cómo registrar nuestro repostaje externo?

a) Pulsamos en el icono de añadir y el sistema nos preguntara que cuenta de gasto vamos a utilizar:



si estamos metiendo un gasto de gasoil, seleccionamos la cuenta correspondiente a gasoil, aceptamos y nos aparecerá una nueva línea en la rejilla de datos para el nuevo repostaje.
b) Insertamos todos los valores que consideremos oportunos, siendo obligatoria la fecha del gasto, fecha del repostaje, hora del repostaje, kilómetros, litros, precio del litro, importe del gasto, proveedor y estado del repostaje(* Ver Nota). Quedando como datos opcionales el conductor que realizó el repostaje, la Forma de Pago, Documento (Núm. De ticket o factura), Datos de Liquidación (como el importe a liquidar a conductor, conductor al que se liquida, fecha de la liquidación y modo, el cual puede ser en nómina o en liquidación).
c) Por último pulsaremos sobre el botón verde de confirmación para guardar los cambios de la linea.

NOTA: En el estado de repostaje vamos a poder poner 3 posibles estados, No Liquidable (Aquel ticket de carburante que tengamos y no queramos reflejarlo en ninguna futura factura), Liquidado (Ticket que está ya incluido en alguna Factura de Liquidación) y por último Pendiente de Liquidar (Ticket que sabemos que más adelante va a entrar en alguna Factura de Liquidación y que lo dejamos como pendiente de incluir en la factura)

Una vez realizado esto habremos realizado nuestro primer registro de un repostaje. A continuación, vamos a ver que podemos realizar con la barra de herramientas situada en la Zona A.

a)  Volver : Nos hace volver a la selección de Autocar / Año / Mes, ya que si pulsamos sobre Repostajes o Facturas, la parte de la izquierda queda bloqueada. Es decir, que si estamos insertando repostajes o facturas de un autocar en un año y mes concreto, no podremos cambiar de autocar, mes o año mientras no pulsemos sobre el botón Volver y active de nuevo la selección.
b)  Nuevo : Insertará un nuevo repostaje en la rejilla de datos. Véase ¿Cómo registrar nuestro repostaje externo? para más información.
c)  Modificar : Si previamente hemos seleccionado un registro de repostaje, pasaremos a modificar el registro sobre el que estamos situados. Como se aprecia en la Ilustración 5 la línea que queremos modificar aparecerá recuadrada por una línea negra gruesa y los demás repostajes se pondrán en gris, de manera que no se podrán modificar mientras no pulsemos sobre los botones de Aplicar o Cancelar la modificación.

NOTA: Si hacemos doble clic sobre un registro de la rejilla podremos entrar a modificar dicho repostaje del mismo modo que si pulsamos sobre icono.

d)  Borrar : Si previamente hemos seleccionado un registro de repostaje, se nos preguntará si estamos completamente seguros de querer borrar dicho registro. Y si es así podremos eliminarlo de la base de datos.
e)  Buscar : En modo inserción o modificación, se nos activarán éstos prismáticos para poder buscar datos sobre ciertos campos como conductor, proveedor, forma de pago, ...
f)  Imprimir : Imprime por Pantalla / Impresora la rejilla de datos.

Datos Complementarios
Estos datos son los que aparecen en la Zona C y son datos que complementan a la información en la línea del registro de repostaje. No se pueden modificar ni eliminar “directamente”, pero si se cambian los valores que hay en la rejilla éstos se actualizarán automáticamente, es decir, no podremos eliminar el consumo medio a los 100Kms pero si cambiamos los kilómetros recorridos por el autocar éste valor cambiará automáticamente, igual pasa con el nombre del conductor o el del proveedor, si son cambiados los códigos de ambos, acto seguido cambiarán los valores de éstas etiquetas.

Repostajes Internos

La gestión es muy similar a los repostajes externos cambiando un par de conceptos. Primeramente desaparecen los campos relacionados con Liquidaciones a conductor, desaparece el proveedor y la forma de pago, pero por el contrario aparecen el contador inicial y final de gasoil del depósito y el Número del depósito utilizado.

¿Cómo registrar nuestro repostaje interno?

a) Pulsamos en el icono de añadir y el sistema nos preguntara que cuenta de gasto vamos a utilizar:



si estamos metiendo un gasto de gasoil, seleccionamos la cuenta correspondiente a gasoil, aceptamos y nos aparecerá una nueva línea en la rejilla de datos para el nuevo repostaje.

b) Insertamos todos los valores que consideremos oportunos, siendo obligatoria la fecha del gasto, fecha del repostaje, hora del repostaje, kilómetros, litros, precio del litro, importe del gasto, surtidor utilizado, contador de inicio y de fin del surtidor. Quedando como datos opcionales el conductor que realizó el repostaje, Documento (Núm. De ticket o factura)
c) Por último pulsaremos sobre el botón verde de confirmación para guardar los cambios de la linea.

Si se hace un repostaje interno y el depósito tiene menos litros de los indicados como límite en el fichero de surtidores, entonces el programa informara con un aviso para saber que debemos rellenar el depósito de combustible.

Una vez realizado esto habremos realizado nuestro primer registro de un repostaje interno, la opciones de la barra de herramientas tienen la misma función que los respostajes externos.

Facturas

Tenemos dos tipos de facturas que podemos controlar desde ésta gestión Entrada de Repostajes, y son las facturas realizadas por algún proveedor contra nosotros por el rellenado del depósito o depósitos nuestros y las facturas enviadas por nuestros proveedores con la relación de recargas de gasoil realizadas por nuestros autocares en sus gasolineras.

Al entrar en la gestión nos aparecerán las facturas metidas durante el mes y año que hallamos seleccionado, ver imagen inferior.



Vamos a continuación a explicar para que sirve la barra de herramientas que aparece en la imagen superior.


a) Nueva Factura por rellenado de Depósito(s) Propio(s), véase ¿Cómo crear una factura por rellenado de depósito propio?
b) Nueva Factura de proveedores por recargas de nuestros Autocares en sus gasolineras, véase ¿Cómo crear una factura externa?
c) Modificar Factura. Según estemos sobre una factura externa o de depósito propio entraremos a modificar de una manera u otra. Al fin y al cabo la pantalla es la misma sólo que cambian los datos de inserción.
d) Borrar Factura. Borrará la factura sobre la que estemos situado.
e) Imprimir listado de facturas. Imprimirá el listado por pantalla o por impresora.

¿Cómo crear una factura por rellenado de depósito propio?

Vamos a explicar los pasos para recoger una factura que nos presenta nuestro proveedor de gasoil habitual con el OfiBus.
a) Pulsamos sobre el icono de añadir (a) nueva factura por rellenado de depósito propio. Una vez hecho esto nos aparecerá la pantalla que viene en la imagen inferior.


• Zona 1 : Datos de la Cabecera, es la parte donde se indican los datos como el proveedor, el núm. de factura, la forma de pago utilizada y la fecha de la factura.
• Zona 2: Datos Surtidores, donde indicamos el número de litros rellenados en el surtidor y el precio del litro de carburante ése día para cada surtidor.
• Zona 3: Total de Factura, zona donde aparece el total de la factura de carburante.
• Zona 4: Desglose de IVA, zona donde indicamos el desglose del IVA para la factura. Tendremos que activar la check de Desglose para poder insertar los precios. Si deseamos habilitar la edición desglose especial, debemos tener permisos de superusuario y activar dicha opción con control + may + f4.
• Zona 5: Botones de Guardar y Cancelar, son las dos posibles acciones que podemos hacer, o bien grabamos la factura o bien cancelamos su creación.

Insertaremos los datos de la cabecera, es decir, insertaremos la fecha de la factura, el proveedor, forma de pago y núm. de factura.
b) Insertaremos los litros rellenados en cada surtidor (si tuviésemos más de uno) y el precio del litro de carburante (éste dato es para poder hacer cálculos durante la inserción de un repostaje en depósito propio) si se obviara éste dato, más adelante cuando hagamos la inserción de un repostaje no se haría el cálculo de forma automática del valor del importe del gasto; tendríamos que hacerlo nosotros a mano.
c) Opcionalmente, si vamos a desglosar el IVA podremos activar la casilla que aparece en la Zona 4 y meter el desglose de importes.
d) Finalmente tendremos realizada registrada la entrada de la factura del depósito si pulsamos sobre el botón Guardar que aparece en la Zona 5. Si por el contrario queremos cancelar cualquier cosa hecha durante la creación, pulsaremos el botón Cancelar .

¿Cómo crear una factura externa?

Vamos a explicar como recoger una factura que nos presenta nuestro proveedor con la relación de repostajes y/u otros gastos realizados por nuestros autocares de gasoil habitual con el OfiBus.

a) Pincharemos sobre el icono de añadir (b) nueva factura externa. Una vez hecho esto nos aparecerá la pantalla que viene en la imagen inferior.


• Zona 1 : Datos de la Cabecera, son la parte donde se indican los datos como el proveedor, el núm. de factura, la forma de pago utilizada y la fecha de la factura.
• Zona 2: Desglose factura, aparecerá los distintos gastos asociados a la factura (combustible, peajes, parkings, ...)
• Zona 3: Total de Factura, zona donde aparece el total de la factura de carburante.
• Zona 4: Desglose de IVA, zona donde indicamos el desglose del IVA para la factura. Tendremos que activar la check de Desglose para poder insertar los precios. Si deseamos habilitar la edición desglose especial, debemos tener permisos de superusuario y activar dicha opción con control + may + f4.
• Zona 5: Botones de Guardar y Cancelar, son las dos posibles acciones que podemos hacer, o bien grabamos la factura o bien cancelamos su creación.

b) Insertaremos los datos de la cabecera, es decir, insertaremos la fecha de la factura, el proveedor, forma de pago y núm. de factura.
c) Ahora para la inserción de los gastos desglosados en la factura tendremos dos opciones, si es un gasto por combustible insertaremos en la columna de gastos el código del gasto del gasoil (también podemos usar esta opción para puntear los gastos de peajes) y lo buscaremos mediante los prismáticos , a continuación meteremos el valor total del importe de tickets en la columna de Importe. Para terminar tendremos una pantalla para el punteo de tickets de carburante (o peajes) a la que accederemos pinchando sobre el botón de Punteo de manera que nos aparezcan los tickets que teníamos previamente Pendientes de Liquidar, es decir, en su día registramos un ticket que nos dio nuestro conductor por haber repostado en una gasolinera del proveedor de turno e hicimos su registro en la gestión de repostajes con el estado del repostaje como Pendiente de Liquidación, pues bien, ahora localizaremos ese ticket mediante el punteo de éste en la pantalla de la imagen inferior.



Como se ve en la ilustración, se ha ampliado la gestión por la parte de abajo, apareciendo una nueva rejilla, con los datos de los tickets de los distintos autocares para un mismo proveedor. De manera que nosotros iremos seleccionando en el margen izquierdo de la rejilla, aquellos repostajes que estén dentro de la factura. Permitiendo modificar el importe final del repostaje por si hubiese cambiado por cualquier motivo.

Una vez seleccionados los tickets guardaremos la selección pinchando sobre el botón verde aplicar que aparece en el margen izquierdo-superior de la rejilla. Podremos a su vez cancelar la selección pinchando sobre el botón cancelar. A continuación la pantalla vuelve a su estado inicial.

Punteo de gastos de peaje

La segunda opción que disponemos es si queremos meter un gasto imputable a un autocar y facturado por el proveedor de turno, como puede ser un peaje.

Para realizar esto simplemente insertaremos el Código del gasto de peajes que tengamos creado o bien lo buscaremos mediante los prismáticos que aparecen encima de la rejilla de gastos. A continuación pincharemos sobre el botón puntear y nos aparecerá una ventana (imagen inferior) donde meteremos el Autocar asociado y su importe. De manera que tengamos un desglose de los peajes agrupados por autocar.

Una vez echo esto si pulsamos sobre el botón verde de aplicar se quedarán registrados los peajes a éstos autocares y sus importes serán llevados al desglose general de gastos en la factura.



a. Opcionalmente, si vamos a desglosar el IVA podremos activar la casilla que aparece en la Zona 4 y meter el desglose de importes.
b. Finalmente tendremos realizada registrada la entrada de la factura del depósito si pulsamos sobre el botón Guardar que aparece en la Zona 5. Si por el contrario queremos cancelar cualquier cosa hecha durante la creación, pulsaremos el botón Cancelar .

Listado de Repostajes

Opción de impresión de los repostajes, podemos acceder desde la opcion de listados.

Podemos determinar varios criterios de búsqueda mediante los filtros que se muestran: empresa del grupo, proveedor, fecha, autocar, conductor, .... una vez indicado este filtros pulsamos en imprimir para previsualizar o imprimir el listado.



Podemos desactivar los totales o visualizarlos exclusivamente según las necesidades de nuestra consulta.

4. Cálculos de consumos de gasoil o urea. 

Esta opción sirve para calcular la media de consumo a los 100 Km. Si se han ido introduciendo los repostajes de gasoil o urea de los autocares, se puede sacar la media de consumo. En el caso que aparezca en rojo, significa que ese autocar se ha pasado del limite indicado en su ficha.





a) Guarda todos los cambios producidos en la tabla.
b) Recalcula los consumos medios de carburante del mes y año seleccionado.
c) Repostajes del mes actual.
d) Precio medio del litro durante el mes seleccionado.
e) Imprimir tabla de consumos medios de carburante. Al picar en este botón saldrá está pantalla, donde se podrá filtrar por empresa de grupo y por autocar.