Recepción automática de facturas

Introducción

En esta FAQ se va a explicar como realizar la recepción automática de facturas de proveedores.

¿Para qué sirve esta funcionalidad?

Este procedimiento permite a la agencia, recepcionar las distintas facturas emitidas por el proveedor de una forma automática en un único proceso.

Recepción automática de facturas

1.1 Creación de Plantillas

Desde aquí crearemos las plantillas de los ficheros de facturas para poder recepcionar automáticamente.

Para crear la plantilla en primer lugar necesitaremos el fichero con las facturas del proveedor, este fichero habrá de estar en formato Excel, CSV o en Texto Plano, si está en cualquier otro formato no podremos usar esta opción, tendríamos que hablar con el proveedor para que nos proporcionase dicho fichero en uno de los tres formatos antes mencionados. Una vez tengamos el fichero, éste deberá tener como mínimo los campos de número de factura, fecha de factura, localizador (será el campo mediante el cual enlacemos los datos de OfiViaje con los del fichero), el neto a pagar al proveedor y finalmente el porcentaje de IVA de la comisión. Estos datos son imprescindibles y no puede faltar ninguno de ellos para ejecutar esta opción, si hay más información la podemos adjuntar pero no es indispensable.

Así mismo las reservas tendrán que estar confirmadas desde OfiViaje y con un número de localizador, ya que este será el que enlace los datos del programa con los del fichero. También los expedientes deberán estar cerrados y facturados.

Tras esta introducción vamos a ver la pantalla que nos aparece al pulsar sobre esta opción:

En primer lugar habremos de indicar el proveedor del que se trata y el formato del fichero en el que tenemos los datos, una vez hecho esto pulsaremos en Cargar Plantilla, el programa nos preguntará si deseamos crear la definición de importación seleccionada, le diremos que si y a continuación indicaremos la ruta donde tenemos el fichero, para ello pulsaremos en "Localizar Fichero" y se nos abrirá una ventana nueva para buscar dicho fichero en nuestro equipo. Cuando lo tengamos localizado pasaremos a la " Definición de columnas" , en esta parte deberemos indicar con que valores del fichero de datos se corresponden los valores de OfiViaje. Como podemos ver en la imagen, para el campo "Número Factura" en OfiViaje vamos a seleccionar el campo "NumFactura" del fichero que hemos importado (al pulsar sobre el desplegable de la casilla correspondiente en la columna "Origen" , nos aparece los distintos campos que contiene el fichero para que seleccionemos el adecuado en cada caso). Como podemos observar, las cinco primeras filas están resaltadas en negrita y se corresponden con los datos de "Número de Factura" , "Fecha" , "Localizador" , "Neto" y "Porc. IVA/IGIC" , esto indica que estos datos son indispensables, el resto son opcionales.

En la siguiente imagen observamos como ya hemos configurado la definición de columnas:

Una vez hemos o los valores para la columna "Origen" , deberemos indicar los tipos de los datos, para ello tenemos tres opciones, "texto" , "número" o "fecha" . En el caso de ser numérico habremos de indicar el número de decimales que tiene (ver imagen superior) y en el caso de la fecha indicaremos el formato de la misma (ver imagen superior). Una vez hayamos configurado todo pulsaremos sobre "Guardar Plantilla" y posteriormente saldremos de esta ventana (observe que también podremos borrar una plantilla o visualizar los datos que contiene el fichero que hemos cargado).

1.2 Importación Ficheros de Facturas

Una vez generada la plantilla para el proveedor correspondiente el siguiente paso será importar el fichero con los datos de las facturas y ello lo llevaremos a cabo desde esta sección.

Para esto lo primero que tendremos que hacer será indicar el proveedor y el formato del fichero a importar, una vez hecho esto cargaremos el fichero que contenga los datos de las facturas, al pulsar en "Cargar Fichero" se nos abrirá una ventana donde podremos localizar dicho archivo en nuestro equipo, cuando lo seleccionemos y pulsemos en "Aceptar", en la pantalla nos aparecerán las líneas de datos cargadas (podemos ver el número de líneas que se han cargado), pudiendo eliminar alguna línea si no queremos recepcionar esa factura en concreto, también podemos imprimir la lista de facturas que se han cargado. Cuando tengamos los datos deseados pulsaremos en "Importar información", al pulsar sobre esta opción el programa nos preguntará:

Si aceptamos habremos llevado a cabo la importación de los datos y se nos indicará el número de líneas que se han importado finalmente.

1.3 Recepción Automática de Facturas

Una vez hayamos hecho la importación del fichero de facturas estaremos en disposición de ejecutar la recepción automática de facturas, para ello pulsaremos sobre esta opción y nos aparecerá lo siguiente:

Lo primero que tendremos que hacer será introducir el código de proveedor e indicar el intervalo de fechas de las facturas a recepcionar, una vez tengamos esto pulsaremos en "Cargar Reservas a Recepcionar" y nos aparecerán en pantalla los datos indicados, a la izquierda y sobre fondo blanco figura la información introducida en OfiViaje y a la derecha sobre el fondo color salmón aparece la información del fichero de facturas.

Los datos se enlazan por el localizador de la reserva (se da por entendido pues que todas las reservas deberán estar confirmadas), por tanto habremos de tener especial cuidado en no confundirnos al introducir este campo. por cada línea podemos observar el importe neto que tenemos en OfiViaje y el que el proveedor nos manda en la factura, si los datos están correctos (ambos importes coinciden) daremos el visto bueno a esa línea de factura haciendo doble click sobre la misma o pulsando F5 (en este caso si el importe de OfiViaje no coincide con el de la factura, se asumirán como válidos los datos del fichero de facturas), también tenemos las siguientes opciones de operación:

• "Dar visto bueno a todas las reservas que coincidan con su factura": Se dará el OK a todas aquellas líneas en las que coincidan los importes de OfiViaje con los del fichero de facturas.
• "Asumir Coste Facturas Proveedor en todas las reservas": Para todas las líneas se sumirán los importes del fichero de facturas que nos ha enviado el proveedor.
• "Eliminar Facturas Seleccionadas": Borrará las facturas que hayamos seleccionado.
• "Imprimir lista activa": Imprime los datos seleccionados.
• "Ocultar reservas sin Facturas Proveedor": Ocultará las líneas con información en OfiViaje pero que no tienen correspondencia con los datos del fichero de facturas del proveedor.
• Si pulsamos sobre la pestaña de "Resto Facturas Capturadas" podremos ver las facturas del fichero que hemos cargado que no tienen correspondencia con ningún dato en OfiViaje.
• Además en la parte inferior de la pantalla podemos ver otro datos de interés de la reserva como pueden ser la comisión, el bruto, la descripción, el % de IVA, el cliente, el concepto de la venta, etc.

Cuando ya hayamos dado el visto bueno a las líneas de las facturas deseadas, pulsaremos sobre "Recepcionar Facturas" y nos aparecerá  el siguiente mensaje:

Pulsando "Si" el programa creará los vencimiento de forma automática extrayendo los datos necesarios de la ficha del proveedor.

• Si pulsamos "No" deberemos introducir los datos manualmente en la siguiente ventana que se nos abrirá:

Cuando hayamos indicado los datos deseados para los vencimientos a generar, pulsaremos de nuevo en "Recepcionar Facturas" y el programa nos preguntará si queremos generar las facturas de comisiones asociadas:

Si le indicamos que "Si" nos pedirá un concepto para las mismas:

Podremos indicar también que aparezca en número de la factura de proveedor asociada (ver texto de la imagen superior), una vez escrito el texto pulsaremos "OK".

Se generarán las facturas de comisiones y los servicios quedarán marcados como recepcionados con los datos correctos en sus respectivos expedientes.

Finalmente se nos ofrecerá la opción de sacar un listado con las facturas recepcionadas.