Facturación a Pasajeros
Introducción
En esta FAQ se indica cómo facturar (parcial o totalmente) a los pasajeros de un expediente.
Esta opción por defecto NO está disponible pues requiere una operativa y un coste adicional. Para activarla, póngase en contacto con el Departamento de Soporte de Ofimática a través de la siguiente dirección de correo: ofitour@ofi.es
¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Esta funcionalidad permite a la Agencia de Viajes Mayorista emitir facturas a los pasajeros de una reserva, pudiendo ser estas facturas una parte del total a facturar de la reserva (y el resto facturarlo a la Agencia cliente del expediente) o facturar el total de la reserva a los pasajeros de la misma.
El usuario podrá establecer para cada pasajero que solicite factura el importe o conceptos a facturar, indicando una cuenta contable (de clientes varios, por ejemplo) contra la que se generará la factura así como los vencimientos de cobro correspondientes.
A continuación se explica cómo utilizar esta funcionalidad.
Asignación de Importes / Conceptos a facturar a pasajeros
En primer lugar, desde el expediente accederemos a la opción situada en el menú "General -> Pasajeros". A continuación marcaremos el pasajero al que queramos facturar y haremos clic la opción marcada en la siguiente imagen:
A continuación nos saldrá el siguiente mensaje:
Si elegimos "Sí", el sistema nos permitirá asociar a cada pasajero el importe a facturar independientemente del desglose de conceptos que tengamos en los servicios. Sería el siguiente caso:
Si elegimos "No" el sistema nos permitirá hacer una asignación de conceptos a facturar (además de por importe de estos) para el pasajero seleccionado. Sería el siguiente caso:
En cualquier caso, en esta ventana el usuario establecerá:
- Concepto: Concepto que aparecerá en la factura si así se desea.
- Cliente: Será la cuenta contable (cuenta contable de un cliene final o cliente directo) contra la que se generará la factura y vencimiento correspondiente.
El usuario aceptará esta ventana cuando tenga asignadas las cantidades correspondientes a facturar a este pasajero, procediendo de igual forma para el resto de pasajeros si fuera necesario.
Una vez se acepte esta ventana el sistema nos mostrará siempre el siguiente mensaje:
Elegiremos la opción "Sí" en el caso en el que hayamos terminado de asociar importes / conceptos a facturar a pasajeros. en este caso el sistema entenderá que si existe un importe restante de asignar en la facturación será facturado directamente al cliente del expediente (nuestra Agencia de Viajes).
Elegiremos la opción "No" en el caso en el que queramos continuar asociando importes / conceptos a facturar al resto de pasajeros.
Los pasajeros que tengan importes / conceptos asignados para su facturación aparecerá su nombre en negrita:
En la ventana de asignación de conceptos e importes tenemos una opción (que no es obligatorio su uso) y que nos permite elegir qué pasajeros aparecerán en la factura que se va a realizar al pasajero en cuestión. Esta opción es la siguiente:
El sistema nos mostrará esta ventana en la que marcaremos aquellos pasajeros que queramos que aparezcan desglosados en la factura:
Una vez hayamos hecho la asignación de importes / conceptos a los pasajeros, sería el momento de facturar el expediente. Para ello, procederemos tal y como se indica en el siguiente apartado.
Facturación del Expediente
La facturación de estos expedientes NO podrá realizarse desde el propio expediente, sino que tendrá que realizarse desde la opción situada en OfiTour en el Menú "Diarios -> Facturación Diferida".
Una vez estemos en esta ventana y carguemos el expediente a facturar, el sistema detectará en líneas separadas (facturas independientes) cada una de las asignaciones realizadas.
En la imagen siguiente, se aprecia en la primera línea la cantidad que se va a facturar al pasajero así como la cuenta contable que se utilizará (primera columna). La segunda línea se corresponde con el importe restante del expediente que se factura (en este caso) a la Agencia cliente del expediente.
Una vez seleccionado aquello de lo que se quiera generar factura, simplemente haremos clic en el botón "Facturar".
Repercusiones de esta operación
Una vez hecha la facturación del expediente, para el caso del ejemplo, en nuestro expediente tendremos una factura por cada pasajero en el que se hayan asignado importes / conceptos para su factura y una factura a la Agencia cliente del expediente por el importe restante y no asignado a pasajeros.
En el caso del ejemplo anterior, tendremos estas dos facturas:
Si volvemos a entrar en los datos de los pasajeros del expediente (Menú General->Pasajeros), podremos ver a la derecha de cada pasajero un icono en el que haciendo clic en él podemos ver las facturas que tiene asociadas ese pasajero.
En cuanto a los Vencimientos generados, el sistema generará vencimientos independientes por factura (igual que siempre), cada uno con la cuenta contable indicada en el proceso de asignación de importes y conceptos.
A tener en cuenta
- Para utilizar esta funcionalidad, no puede haber cantidad alguna facturada en el expediente.