Cierre de costes en recepción parcial errónea.
¿En qué consiste esta funcionalidad?
La recepción de la facturación parcial se produce cuando el proveedor envía más de una factura por servicio, pero puede ser que, debido a algún despiste, se haga una recepción parcial, cuando realmente no lo sea, principalmente porque haya una diferencia entre el coste supuesto y el real, de un servicio, y al recepcionar la factura se haya indicado que es parcial.
¿Cómo funciona el sistema cuando se hace una recepción parcial?
Al recepcionar una factura, si se le indica, en el importe factura, un importe diferente al indicado en el servicio, el programa pregunta si se está desglosando el servicio en varias facturas; si se le responde negativamente, se entiende que el importe correcto es el indicado en la recepción y se corrige el coste del servicio. En caso de que se diga que sí se desglosa en varias facturas, se produce una recepción parcial por el importe indicado, entendiendo que se está recepcionando la parte proporcional del bruto del servicio, quedando el servicio, en su recepción, como parcial, y esperando la siguiente factura que complemente el costo del mismo, hasta que la suma de las diferentes facturas del proveedor sea el costo indicado en el servicio; en cuyo momento se queda como completamente recepcionado. En el supuesto de que haya varias facturas de proveedores por un mismo servicio, pero la suma de las mismas no sea el costo previsto, en la recepción de la factura, se ha de indicar que se cierran costes, como se indica en la siguiente imagen.
¿Como cerrar los costes cuando se haya indicado erróneamente que es recepción parcial?
Cuando se recepciona una factura por un importe diferente del esperado, indicando por error que se desglosa en varias facturas, la única manera de corregirlo es cerrando el proceso de recepción de facturas parciales, y luego eliminar la recepción en orden inverso, para hacer la recepción de manera correcta. Supongamos el siguiente ejemplo,
Como se observa, se ha recepcionado por 1.500 €, aunque el coste se estimaba en 2.000 €. El estado de la reserva es P, que significa Parcial. Para arreglar esto, se ha de recepcionar una factura ficticia por la diferencia, que haga que la suma de las facturas sea el coste total, es decir 500 €.
Se selecciona el mismo servicio, que seguirá pendiente de recepcionar y se le indicará el importe que cuadre los costes previstos.
Como se observa, ya por defecto pone los 500 € que faltarían, pero no se activa el botón de Aceptar Datos de Recepción, eso es porque hay que asignar el importe de la factura al servicio, pulsando 2 veces sobre la línea del servicio, lo que abre la siguiente ventana.
Donde se indica el importe parcial de esta factura y muestra todas las facturas parciales recepcionadas de este servicio, y en la parte inferior central, hay una casilla que pone Cerrar Costos del Servicio. Esa casilla se ha de marcar para decirle al programa que ya no vendrán más facturas de este servicio, y que el coste total será el indicado en Total Neto. Esta casilla también se marcará cuando llegue la última factura, aunque el programa verificará que si los brutos parciales coincide con el bruto del servicio, marcando, en ese caso, la casilla de manera automática.
Se continua con el proceso de recepción normal y se queda el servicio como recepcionado. Ahora sólo hay que anular las facturas recepcionadas en orden inverso a su recepción; para ello es de ayuda mirar la pestaña Otros del expediente,
donde se observa la lista de facturas del servicio a corregir. En este ejemplo, se anulará la factura Ficticia y luego la factura 1; quedando el servicio como no recepcionado.
Al anular la primera factura
el programa nos pedirá confirmación, si no está pagada, que no debería de estarlo, ya que es la factura que nos hemos inventado, y al finalizar la cancelación, nos mostrará una ventana indicado el resto de facturas que deberían anularse también para dejar el servicio como no recepcionado.
Una vez anuladas todas las facturas, solo queda volver a recepcionar la factura correcta, poniendo cuidado en indicar que no se desglosa en varias facturas, para que corrija el importe del coste, o si es una recepción parcial donde no hemos marcado la última como tal, marcarla en el momento de recepcionarla.