Expedientes multi-entrada

¿Para qué sirve esta utilidad?

Esta utilidad en Ofitour está muy orientada a Receptivos cuya manera de trabajar sea la de incluir en un mismo expediente varias reservas de distintos grupos de pasajeros y que le facturen a un sólo cliente (normalmente a una agencia en periodos de tiempo (Por semanas, por meses o por un periodo previamente determinado).

De esta manera, en un mismo expediente irán dando de alta los distintos grupos de pasajeros y cuando se dé de alta un servicio en ese expediente se tendrá que asociar al grupo de pasajeros que corresponda. Por supuesto cada grupo de pasajeros podrá tener asociados más de un servicio y de diferentes tipos (estancias, traslados, actividades de cualquier tipo como golf, excursiones, ...)

A la hora de generarse una factura de expedientes multi-entrada, en dicha factura se hará una ruptura por los distintos grupos de pasajeros, y para cada uno de ellos se mostrarán los servicios contratados con sus correspondientes importes)

¿Cómo se da de alta un expediente multi-entrada?

Existe una nueva opción dentro de la gestión de expedientes, la remarcada en la siguiente imagen, que es la que habrá que ejecutar para dar de alta un expediente multi-entrada

Al pulsar sobre esa opción se muestra la siguiente ventana

Si ahí lo único que se quiere es dar de alta una nueva reserva multi-entrada , lo único que habrá que hacer es indicar el cliente al que se le va a dar de alta este nueva reserva multi-entrada, indicar la fecha de entrada de dicha reserva, y el ámbito de fechas de dicho expediente (es decir, la fecha desde y la fecha hasta donde vamos a dar de alta los servicios que compongan ese expediente. Es decir, si en ese expediente se van a dar de alta los servicios entre las fechas 01/03/2025 hasta el 07/03/2025, esas serán las fechas que tendremos que indicar en el ámbito de fechas). Y por último, ya dependiendo de si esa nueva reserva se va a dar de alta de manera manual (tirando de plantillas manuales) o se va a dar da alta de manera automática, tirando de publicaciones ya definidas, habrá que seleccionar el botón "Nuevo expediente multi-entrada manual" o "Nuevo expediente multi-entrada automático" respectivamente. Y a partir de ahí el proceso de reserva, ya se haya seleccionado la opción de manual o automático, no cambia nada con respecto al alta de una reserva como se hace habitualmente.

En esa pantalla anterior también se podrían realizar búsqueda de expedientes que ya estén dados de alta como expedientes multi-entrada. Para ello sólo habría que indicar el cliente del cual queremos buscar expedientes multi-entrada y el ámbito de fechas de expedientes multi-entrada. De esa manera al pulsar sobre el botón "Filtrar" se van a mostrar todos los expedientes multi-entrada que se hayan dado de alta para dicho cliente en el filtro de fechas indicado

Y a partir de ahí, una vez se seleccione alguno de los expedientes multi-entrada que haya aparecido en dicho filtro, tendremos la posibilidad de:

• Anadir una nueva reserva de Hotel Automática
• Añadir una nueva reserva de Hotel Manual
• O acceder a dicho expediente

Quizás lo más sencillo sea acceder al expediente multi-entrada en el que queramos trabajar, y a partir de ahí podremos crear un nuevo servicio mediante asistente, tal y como se muestra en la siguiente imagen

Como vemos en la imagen anterior, al dar de alta un nuevo servicio, el sistema va a permitir asociarlo a alguno de los grupos de pasajeros que ya estén dados de alta en dicho expediente o a un nuevo grupo de pasajeros. Si elegimos nuevo grupo de pasajeros, el sistema nos mostrará la nueva ventana donde podremos indicar el nombre del pasajero principal de ese nuevo grupo, al que también le podremos asociar una "Referencia"

Desde la propia gestión de pasajeros del expediente, se tendrá la posibilidad de dar de alta un nuevo grupo de pasajeros

También en este tipo de expedientes hay que tener en cuenta que sólo se van a mostrar los pasajeros principales de cada grupo de pasajeros que se hayan creado, y además cada uno de ellos va a tener un check junto delante de su nombre, de manera que si ningún check de los pasajeros que se muestre está marcado, se van a mostrar todos los servicios y costes de el expediente en cuestión, pero en el caso de que sólo se seleccionar a uno de los pasajeros, tanto en los servicios de venta como en los costes, únicamente se mostrarán los que corresponda a ese o esos pasajeros seleccionados (el resto de servicios y costes se ocultan)

¿Cómo dar de alta los traslados en este tipo de expedientes?

Se habilita una nueva opción en la que desde un mismo coste se puede dar de alta varios traslados ( transfer de entrada, traslados punto a punto [que pueden ser varios, por ejemplo del hotel al campo de golf]  y transfer de salida)

Si es cierto que para ello debe de existir un coste del tipo traslado creado

Pudiéndose dar varios traslados de alta de los tipos señalados en la siguiente imagen

Cuando se da de alta del tipo "Apto-Hotel" hay que cumplimentar los datos que se muestran en la siguiente imagen

Y estos otros cuando el traslado es del tipo punto a punto

¿Cómo se saca un listado de traslados multi-entrada?

Para ello se habilita en el menú listados una nueva opción llamada "Listado de Traslados",  desde donde se puede establecer un filtro por diferentes criterios, y existe 2 tipos de listados que se pueden seleccionar:

• Listado de traslados
• Listado de traslados a proveedores

Que según se seleccione un tipo u otro, en el listado resultante se mostrará una información u otra