Exportación información (Diners Club Minerva)
Introducción
En esta faq se explicará la manera en la cual se tiene que configurar el sistema para poder reliazar el envío de información a Diners Club (con el formato Minerva)
¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Con esta opción podremos exportar la información a Diners Club de todos los datos incluidos en las facturas generadas en un cierto periodo de tiempo (suele ser cada mes) correspondientes a los clientes que hagan uso de la tarjeta Diners para efectuarnos los pagos.
Puntos a tener en cuenta
En primer lugar tenemos que tener creada en el sistema una forma de pago con las mismas características que se indican en la imagen inferior. Tiene que ser creada como forma de pago de "Cobro", con tipo de operación "J-Tarjeta" y de "Contado".
En todas las fichas de clientes que nos vayan a pagar con tarjeta diners, hay que indicarle que su forma de pago por defecto es la que hayamos dado de alta para tal fin. Así conseguimos que por defecto todo lo que vayamos a facturar a estos clientes se facture con la forma de pago apropiada para poder posteriormente enviar esta información a Diners.
A la hora de dar de alta servicios de billetaje (BSP) se debe tener en cuenta que para un correcto funcionamiento en el envío, en cada servicio únicamente se debe incluir un solo billete.
Para cada servicio dado de alta en ofiviaje para los clientes que pagan un tarjeta diners (excluyendo los billetes BSP) en el campo "Supeditado a" del servicio hay que indicar obligatoriamente el nº de transacción diners para que de esta manera la conciliación de información sea correcta. En la imagen inferior se muestra una captura de pantalla donde se remarca el lugar donde hay que indicar el nº de transacción.
También hay que tener en cuenta que en caso de querer aplicar descuentos o gastos de gestión, estos se tendrán que indicar en la casilla "Ajustes" del servicio, y nunca como "Ajustes" globales en la cabecera del expediente.
Configuración del sistema para la exportación de información
Tanto para la configuración como para el envío de datos hay que acceder al menú Especiales-->Exportación información (Diners Club Minerva).
Una vez dentro de esa opción nos encontramos con la siguiente pantalla
Para la configuración nos tenemos que centrar en los datos de configuración, los cuales están remarcados en distintos colores en la imagen
Remarcado en color rojo hay que indicar los siguientes datos:
- Ultimo Número de Envío: este dato no tenemos que modificarlo. Lo dejamos tal cual lo encontremos.
- Nombre Agencia (central): Hay que indicar el nombre de nuestra empresa.
- Carpeta de exportación Fichero: Hay que indicar la ruta de una carpeta que exista en nuestro discos locales.
- Forma Pago en Facturas de envío: Hay que indicar el código de la forma de pago que hayamos definido en el sistema para cobros con tarjeta Diners.
- Mov. x Fra/Tans/Ref.Cliente (no btes): Hay que indicar el valor "Sí".
Remarcado en color azul hay que indicar los siguientes datos:
- Nº Comercio Diners
- Nº Agencia Diners
- Nº Establecimiento Diners
- Usuario FTP Diners
- Contraseña FTP Diners
Para poder rellenar esta información, previamente desde Diners nos habrán tenido que facilitar esta información.
Remarcado en color verde hay que indicar las cuentas contables de los clientes que nos vayan a pagar con tarjeta Diners, los cuales previamente tienen que estar creados en el fichero maestro de Ofiviaje, y para cada cliente hay que indicar el nº de su tarjeta. Teniendo en cuenta que cada cliente hay que crearlo en una línea distinta.
Remarcado en color negro hay que rellenar las distintas delegaciones que tengamos en nuestra empresa de ofiviaje, y cada una de ellas con su correspondiente código de agente IATA.
Una vez hayamos rellenado todos los datos necesarios para la configuración habrá que pulsar sobre le botón "Grabar Parámetros actuales". Teniendo en cuenta que en caso de tener que modificar estos parámetros, bastaría con realizar la modificación y volver a grabarlos.
¿Qué información se enviará a Diners?
Toda la información incluida en las facturas cuya forma de pago sea la indicada en la configuración Diners y que pertenezca a alguno de los clientes Diners. Hay que tener muy en cuenta que las facturas generadas desde la opción "Facturación directa" jamás se enviarán.
En la información generada los descuentos indicados dentro de un servicio, se generan en una línea de abono independiente al importe del servicio.
Cómo realizar el envío de información
En primer lugar hay que indicar el periodo en el cual queremos enviar la información. Lo normal en estos casos el seleccionar "Mes completo" e indicar en el desplegable el año y mes del cual queremos generar el envío (por ejemplo si queremos realizar el envío del Enero de 2017, indicar "2017/01".
Tras ello hay que pulsar sobre el botón "Generar Traspaso Diners Club". Teniendo en cuenta que en caso de haberse generado el envío del mes seleccionado el programo nos lo advierte, aún así el sistema nos permite volver a generarlo.
En ese momento se muestra en pantalla toda la información que se va a enviar a Diner, por si antes de enviarla queremos eliminar alguna línea o realizar cualquier modificación.
Para eliminar alguna línea basta con posicionarse encima de ella y pulsar sobre el botón "Eliminar Línea". En caso de querer realizar alguna modificación, a sea de importes, nombres, pasajeros, fechas, ..., simplemente hay que hacer doble clic con el ratón sobre la celda a modificar e indicar el nuevo dato.
El último paso a realizar consiste en generar el fichero del traspaso, para lo cual hay que pulsar sobre el botón "Generar Ficheros de Traspaso", momento en el cual en la "Carpeta de exportación Fichero" que se indicó a la hora de rellenar la configuración inicial, se recibirá el fichero con los datos a exportar. Y a la vez el programa nos preguntará si dicho fichero lo queremos mandar por FTP. En el caso en el que le digamos que sí, y en la configuración inicial esté correctamente indicados tanto el usuario como la contraseña de FTP Diner, este fichero será subido al FTP de Diners para que ellos puedan realizar la conciliación de información.